La communication virtuelle

La communication fait partie intégrante de la nature humaine, elle est omniprésente. Quel que soit l’aspect ou la situation, elle est là. Il n’est pas exagéré de dire que nos civilisations ont su développer un vaste éventail de formes de communication. Bien sûr il en existe aussi un grand nombre chez nos cousins animaux ou végétaux qui se trouvent être de nature non humaine. Pour l’Homme, la communication peut prendre différents aspects : orale, gestuelle, écrite ou virtuelle.

La communication. Voilà donc un concept fondamentalement lié au bon développement de la nature humaine. Et de la vie en général d’ailleurs. Peu importe le niveau où elle opère, une bonne communication est la garantie d’un fonctionnement optimum des relations. Il est même possible d’arriver à cette conclusion en observant cela au niveau cellulaire. Ou bien entre les différents organes du corps humain qui doivent en permanence s’échanger une multitude d’informations de façon continue.

luz angelly torres

J’aimerais ici me pencher avec vous sur un type de communication bien particulier. La communication dite virtuelle. Cette dernière se caractérise par l’absence de tout contact physique entre les personnes « connectées ». Mettant un terme à bien des limites imposées par les contraintes spatio-temporelles.

Mon cas personnel

Je dois vous avouer que pour ma part, j’adore avoir une communication classique, non virtuelle. Non seulement pour le côté humain et convivial, oui, je suis du genre à prendre les personnes dans mes bras facilement par exemple. Mais aussi parce qu’une grande quantité d’informations passent par le corps, la respiration, le regard ou les postures des différents interlocuteurs. Tout ce qui est du domaine du langage non verbal en dit parfois aussi long que le message qui est verbalisé par un individu. Il amène une lecture complémentaire de ce message, et permet ainsi de mettre certains détails en perspectives. Car après tout une information vient toujours avec un contexte qui lui est propre.

Clairement je n’étais pas très ouverte aux canaux de la communication virtuelle. Mais la période si particulière dans laquelle nous avons été plongés m’a fait remettre en question ce point de vue. Les contraintes sanitaires imposées m’ont amené à envisager différemment mon approche de communicante.

Cela est venu à la demande de mes clients qui me sollicitaient dans ce sens. M’encourageant à aménager un espace de communication virtuelle pour pouvoir continuer de répondre à leurs besoins.

Aujourd’hui j’ai dépassé les croyances limitantes que j’avais sur le sujet de la communication virtuelle. Je pratique actuellement le coaching en ligne, j’anime et je participe à des formations à distance. Par ce biais, j’ai également eu la chance de réaliser des interviews géniales et dispenser des cours de NeuroDanse ®️ virtuels. J’ai même préparé ainsi ma participation au championnat de France 2020 de Mind Mapping.

luz angelly torres

Vous pouvez imaginer cela ? Moi qui apprécie tellement le contact direct avec les personnes j’aurais eu du mal à y croire il y a un an ! Pourtant quelqu’un m’a récemment demandé comment je faisais pour avoir l’air si naturelle dans mes vidéos. Cela m’a fait rire. Et puis je me suis ensuite demandée combien de gens sont encore bloqués dans la situation qui était la mienne il y a peu. Avant que je change mon rapport à la communication virtuelle. J’ai compris et accepté que de petites choses puissent faire une grande différence lorsque qu’il s’agit d’utiliser plus de technologie pour travailler avec mes clients. Ou simplement lors d’échanges et de rencontres avec de nouvelles personnes.

Dans mon travail…

Pour vous donner une idée du cadre dans lequel je travaille, je dois vous dire que je suis formatrice, coach, thérapeute et art thérapeute. J’exerce donc dans divers domaines et mes activités m’amènent à rencontrer de nouveaux contacts très régulièrement.

coaching pnl

Je dois le dire aussi, j’apprécie de rencontrer les personnes face à face. Dans mes démarches de thérapeutes cela me permet d’analyser le mouvement de mes clients, la posture de son corps. La façon dont ces derniers expriment le vécu de la personne. L’adversité qu’elle a traversée, ses échecs et ses réussites, ou encore des chagrins d’amour par exemple.

Mais le contact direct n’est pas toujours possible alors j’ai dû m’adapter. Cela a commencé par reconnaître le fait que le nombre de meetings, de formations et de toutes sortes de réunions virtuelles a explosé ces dernières années. Et ce n’est certainement pas le fruit du hasard…

A mon sens, il y a deux bonnes raisons à cela, à savoir :

  • L’économie réalisée par les clients qui n’ont alors plus besoin de dépenser de l’argent pour se déplacer sur place.

  • Par conséquent, les clients peuvent ensuite investir l’argent ainsi économisé dans de nouvelles formations.

Pour ma part, j’ai permis que le virtuel puisse faire aussi partie de ma vie professionnelle mais pas de manière exclusive. Alors qu’ai-je fait ? Pour commencer, j’ai choisi de faire appel aux techniques apprises grâce à la PNL (Programmation Neurolinguistique).

Curiosité

Première étape : J’ai consacré du temps pour me renseigner et me former à l’utilisation des technologies virtuelles comme Zoom, Adobe Connect, Microsoft Teams et bien d’autres plates-formes.

A noter que plus vous adopterez la communication virtuelle maintenant, plus il vous sera facile de conserver ses atouts et ainsi développer votre clientèle une fois le contexte actuel terminé. Ce que vous entreprenez maintenant continuera nécessairement de vous servir dans le futur.

pnl

Au cours des derniers mois, 90% des entreprises et autoentrepreneurs ont été convaincus de l’utilité de bénéficier de formations en ligne. Le raisonnement derrière ce constat est simple : plutôt que de laisser leurs équipes de direction, de vente et de marketing inactives à la maison, ils choisissent cette solution pour s’assurer que leur personnel garde un esprit affûté. Leur permettant ainsi de se préparer au mieux pour le retour aux réunions et aux échanges en face à face quand la situation s’y prêtera à nouveau.

Mise en place

Deuxième étape : J’ai décidé de me plonger plus en profondeur sur le « comment ». C’est-à-dire la manière dont je vais devoir organiser mes sessions de coaching à distance.

Je vais ici vous partager mon expérience. J’ai réalisé un guide étape par étape pour convertir vos anciens rendez-vous en rendez-vous virtuels réussis et optimisés. Vous allez pouvoir les rendre engageants, informatifs et attrayants pour vos clients.

 Que les choses soient claires, je ne suis pas une experte. Mais je voulais vraiment vous partager ces astuces car elles vont vous permettre de gagner un temps précieux. Et je n’en doute pas, ces quelques points seront bientôt complétés par vos propres observations.

C’est parti !

  • Passez en revue votre calendrier et les programmes que vous aviez déjà réservés. Ensuite, décidez lesquels d’entre eux pourraient être exécutés virtuellement.

  • Exercez-vous en proposant des rencontres gratuites pour perfectionner vos interventions et tester vos nouveaux outils informatiques (pour ma part ça été assez incroyable car cela m’a permis de trouver de nouveaux clients, je vais sans doute prendre le temps d’analyser ce phénomène…).

  • Connectez-vous avec les clients qui ont déjà réservé du temps avec vous par le passé. Proposez-leur une « session virtuelle » alternative pour assurer une continuité de votre démarche auprès d’eux.

  • Anticipez en rédigeant les éléments les plus importants que vous prévoyez d’utiliser pendant vos réunions ou ateliers virtuels.

  • Faites votre pub et annoncez les nouveautés que vous proposez sur votre site Web et sur des médias tels que LinkedIn, Instagram, Twitter, Facebook etc… Où que se trouve votre clientèle vous devez pouvoir l’informer et l’inviter à suivre votre actualité.

  • Contactez tous vos clients et faites-leur savoir que vous proposez maintenant, ou dans un avenir proche, des programmes virtuels. En cette période particulière, la plupart sont sûrement à la maison, c’est donc le meilleur moment pour les contacter.

  • Expliquez à vos clients que vous avez préparé des sessions virtuelles pour leurs équipes. Et proposez-leur d’organiser une session Zoom avec leurs collaborateurs.

  • Planifiez bien vos sessions dans votre agenda et commencez à les exécuter. Tenez-vous en bien à votre planning.

Se rapprocher du réel

communication

Le prochain point que je vais aborder est de savoir comment rendre vos sessions de formation / coaching virtuelles aussi proches que possible de l’expérience physique ressenti dans l’environnement d’une classe ou d’un groupe de travail.

Pensez et maîtrisez votre environnement.

  • Tout d’abord, pensez à l’environnement. Choisissez un endroit calme sans aucun bruit de fond. En fait, pourquoi ne pas diffuser de la musique lorsque vos invités entrent dans votre session ? Cela les aidera à se détendre et contribuera à créer une ambiance accueillante.

  • Supprimez tout ce qui pourrait distraire les personnes à qui vous parlez. Si vous le pouvez, utilisez un arrière-plan virtuel. Vous pourriez par exemple y afficher des citations positives, cela peut être très inspirant. Et tant que vous y êtes supprimez donc aussi ce qui est susceptible de vous distraire…

  • Assurez-vous d’être éclairé par l’avant afin d’éviter d’apparaître comme une ombre sur l’écran.

  • Vérifiez que tout ce dont vous avez besoin (matériel de formation, documentation, etc…) est à portée de main. Cela vous permettra d’éviter de sortir du champ de la caméra.

  • Vous allez sûrement beaucoup parler >> Prévoyez d’avoir un verre d’eau à proximité.

 

Vérifier la technique !

  • Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour vérifier que vous disposez d’une connexion Internet suffisante, que votre webcam est opérationnelle. Et que tous vos supports de présentation sont prêts et disponibles pour être partagés à l’écran facilement.

  • Éteignez votre téléphone, vos e-mails et vos notifications. Videz votre bureau. Cela vous aidera à rester concentré à 100% sur l’interaction qui va naître entre vos viewers et vous.

 

Planifiez-vous!

  • Préparez votre environnement proche, par exemple en mettant en place une assise confortable pour être à l’aise à l’écran. Pensez à la tenue que vous allez porter. Vous êtes devant la caméra, ce qui signifie que les choses se passent comme d’habitude !

  • Mettez-vous dans le bon état d’esprit (râce aux techniques de cohérence cardiaque par exemple).

  • Ensuite ? Les 3P : pratiquer, pratiquer et pratiquer encore.

  • Habituez-vous à être devant la caméra et à parler devant l’objectif. Après quelques essais ce sera un jeu d’enfant.

  • Essayez différentes expressions faciales. Cela vous donnera un peu de contrôle sur l’image que vous allez donner et vous permettra peut-être de corriger de légers défauts.

Énergie

joie

Votre public peut sentir votre niveau d’énergie à travers le son de votre voix et le ton que vous employez. Ainsi, le niveau d’énergie et l’intérêt de ces derniers refléteront les vôtres. Parlez avec enthousiasme et souriez. Tout comme si vous étiez dans la même pièce. Les gestes vous aideront également à maintenir l’énergie présente dans votre discours.

Modulez votre voix

Utilisez une variété de volumes, de hauteurs et de rythmes différents pour maintenir l’engagement et l’intérêt sur la durée.

Pause

L’utilisation du silence est beaucoup plus naturelle lorsque vous êtes dans la même pièce. Ce sera plus inconfortable dans un environnement virtuel. Je vous invite donc à ne pas en abuser et à l’éviter si possible afin de ne pas casser le rythme de votre propos.

Utilisez un langage clair et simple

Bien souvent, le langage corporel et les gestes aident les gens à combler les lacunes de compréhension. Dans l’espace virtuel, le langage corporel sera moins visible. Par conséquent vous devrez accorder plus d’attention à la précision de votre langage pour garantir que les informations émises sont reçues par chaque apprenant.

Regardez vers la caméra

 

 

Regardez directement dans l’objectif de votre appareil, pas dans l’écran. C’est incroyable la différence que cela fait pour retenir l’attention de votre auditoire.

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Cette série de conseils touche à sa fin. J’espère sincèrement que vous puiserez dans cette ressource afin de vous lancer à votre tour dans la merveilleuse aventure de la communication virtuelle. Tentez l’expérience ! Elle est vraiment formatrice. Et surtout faites-le en vous amusant.

Merci à  à Kevin Maitre pour son aide à la rédaction de cet article

Luz Angelly TORRES

Luz Angelly TORRES

Coach en PNL, formatrice à l'Institut Gautier
www.luzangellytorres.ch
www.neurodanse.ch